revamp-it Zürich: Das Referenzmodell für IT-Kreislaufwirtschaft

Wer ist revamp-it?

revamp-it wurde 2003 in Zürich gegründet und ist heute einer der bekanntesten IT-Refurbisher der Schweiz. Der Verein rettet jährlich tausende Computer, Laptops, Monitore und Drucker vor der Entsorgung — von Unternehmens-Abgaben, Schulen und Privatpersonen. Aufbereitet und mit Linux ausgestattet werden sie an einkommensschwache Haushalte, soziale Institutionen und Bildungseinrichtungen weitergegeben. Über Partner wie Linuxola gehen Geräte auch in Entwicklungsländer.

revamp-it ist kein Sozialhilfeprojekt — es ist ein professionell geführter Betrieb mit klaren Prozessen, einem engagierten Team aus Festangestellten und Freiwilligen, und einer nachweisbaren Wirkung auf die digitale Teilhabe in der Region Zürich. Gleichzeitig ist revamp-it Verein, nicht GmbH: kollektive Führung, gemeinnützige Ausrichtung, keine Gewinnabsicht.

Die Organisation

Vorstand — 5–7 Personen, ehrenamtlich

Strategische Führung, rechtliche Verantwortung, Budgetgenehmigung, Partnerbeziehungen zu Fördergebern. Tritt mehrmals pro Jahr zusammen.

Koordination / Geschäftsleitung — 1–2 Personen, bezahlt

Operativer Betrieb, Teamführung, Firmenkontakte für Gerätespenden, Fördermittelanträge, Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit. Das Rückgrat des Betriebs.

Techniker / Refurbisher — 3–6 Personen, mix aus Fest- und Teilzeit

Tests, Diagnose, Reparatur, Linux-Installation, Datenlöschung, Qualitätskontrolle. Oft Menschen mit IT-Hintergrund oder in Ausbildung.

Intake & Lager — 1–2 Personen

Geräteannahme, Ersterfassung, Spendenadministration, Lagerhaltung, Logistik.

Freiwillige — 20–50 aktive Personen

Verschiedenste Aufgaben je nach Kenntnisstand: einfache Tests, Reinigung, Verpackung, Events. Kommen unregelmässig — brauchen einfache Prozesse.

Ein Tag bei revamp-it

Morgens öffnet das Lager in Zürich-Altstetten. Ein Firmenkurier bringt 12 Boxen Laptops — Abgabe einer Versicherung, die ihren IT-Park erneuert. Ein Freiwilliger nimmt die Geräte entgegen, fotografiert die Boxen, erfasst den Spender. Spendenquittung wird ausgelöst. Die Laptops kommen auf den Intake-Stapel.

Am Testplatz arbeiten zwei Techniker systematisch: Displays einschalten, RAM prüfen, Festplatten auf S.M.A.R.T.-Werte testen, Akkus messen. Jeder Laptop bekommt einen Status: bereit für Linux, Akku tauschen, Display defekt, Schrott. Was reparierbar ist, geht in die Reparaturqueue — mit Zuweisung an einen Techniker.

Mittags kommt eine Sozialhilfebezieherin, die einen Laptop für ihre Tochter sucht. Sie bekommt drei Geräte zur Auswahl, wählt ein ThinkPad für CHF 120. Am Nachmittag kommen zwei neue Freiwillige — sie reinigen fertig aufbereitete Geräte für den Versand nach Malawi.

Das Geschäftsmodell

Einnahmequelle	Anteil	Details
Geräteveräusserung	~50%	Laptops CHF 80–280, Desktops CHF 40–120, Monitore CHF 20–80 je nach Zustand und Modell
Entsorgungsgebühren	~25%	Unternehmen zahlen für zertifizierte Datenlöschung und Entsorgungsnachweis
Fördergelder & Spenden	~25%	Projektgebundene Förderung für Bildungsprojekte, Linuxola-Transporte, digitale Inklusion

Die wirtschaftliche Tragfähigkeit hängt direkt daran, wie effizient Geräte durch den Betrieb fliessen. Ein Gerät, das zwei Wochen unbearbeitet im Lager liegt, ist gebundenes Kapital und verpasster Impact. Jede Stunde, die ein Techniker mit Administration statt mit Reparatur verbringt, kostet Geräte.

Was revamp-it vor Kivvi verwendete

Wie die meisten IT-Refurbisher der ersten Generation setzte revamp-it auf Kivitendo — ein solides Open-Source-ERP für klassischen Handel. Kivitendo kennt Einkauf, Lager, Verkauf. Aber IT-Refurbishing ist kein klassischer Handel.

• Kein Intake-Workflow: Kivitendo kennt Lieferanten und Einkaufspreise — aber keine Spenden, keine Spendenquittungen, keine Annahmeprozesse ohne Kaufvorgang.
• Kein Zustandstracking: Ob ein Laptop «Gut», «Akku defekt» oder «Für Teile» ist, musste in Freitextfeldern geführt werden — kein Workflow, keine Automatik.
• Keine Reparaturqueue: Wer repariert was? In welchem Stadium? Welche Kosten sind aufgelaufen? Diese Information lebte im Kopf der Techniker.
• Impact aus Excel: Jahresberichte und Förderanträge brauchten Impact-Zahlen, die aus verschiedenen Quellen manuell zusammengestöpselt wurden.
• Freiwillige überfordert: Kivitendo hat eine Lernkurve. Freiwillige, die einmal pro Woche kommen, konnten das System kaum selbstständig bedienen.

Warum revamp-it Kivvi brauchte

Die Anforderung war klar: ein System, das den gesamten Gerätefluss von der Annahme bis zum Verkauf ohne Medienbrüche abbildet, das Freiwillige ohne Schulung bedienen können, und das Impact-Kennzahlen automatisch erfasst statt manuell zusammenzustellen.

Hinzu kam der Schweizer Kontext: QR-Rechnungen, MWST-Besonderheiten für gemeinnützige Betriebe, Spendenquittungen nach Schweizer Recht, CHF mit Rappen-Rundung, KMU-Kontenrahmen. Eine ausländische Software passt hier einfach nicht.

Kivvi wurde mit revamp-it gebaut und an revamp-it erprobt. Jeder Workflow — Intake, Triage, Reparaturzuweisung, Preisgebung, Verkauf, Spendenquittung, Impact-Report — wurde gegen die reale Praxis entwickelt und validiert.

Revamp-it als Blaupause

Was revamp-it braucht, brauchen alle IT-Refurbisher. Was IT-Refurbisher brauchen, brauchen mit Abwandlungen auch Brockenhäuser, Velowerkstätten, Repair Cafés und Vintage-Läden. revamp-it ist nicht ein Sonderfall — es ist das konsequenteste Beispiel dafür, wie Kreislaufwirtschaft im Kleinen wirklich funktioniert.

Deshalb ist revamp-it das Referenzmodell für Kivvi: Intake ohne Einkaufspreis, Zustandsvarianz, Reparaturbedarf, Freiwilligenteam, Impact-Nachweis, Gemeinnützigkeit, Schweizer Compliance — alles in einem Betrieb konzentriert. Wer Kivvi für revamp-it richtig macht, macht es für die ganze Branche richtig.