Das Argument
Warum ein eigenes ERP?
Kivvi ist kein universelles ERP. Es ist das Betriebssystem für Kreislaufbetriebe — gebaut auf anderen Grundannahmen. Acht Dimensionen, die erklären warum Standard-ERPs strukturell scheitern.
Das ist kein Feature-Problem — es ist ein Modell-Problem.
Ein Standard-ERP kann man mit Umwegen für Kreislaufbetriebe verwenden. Man kann Workarounds bauen, Sonderfelder missbrauchen, Prozesse anpassen. Das kostet Zeit, Nerven und produziert Fehler.
Das eigentliche Problem ist tiefer: Standard-ERPs wurden für eine Welt gebaut, in der Güter einen festen Wert haben, von Lieferanten kommen, auf Lager liegen und an Kunden verkauft werden. Kreislaufbetriebe funktionieren anders — nicht in einem Detail, sondern in der Grundstruktur.
Artikelverfolgung
Standard-ERP nimmt an
Lager besteht aus SKUs und Mengen. «100 ThinkPad T14» ist vollständig beschrieben durch Produktnummer und Stückzahl.
Kreislaufbetrieb braucht
Jeder Artikel ist ein Individuum. Laptop #47 hat eine andere Batterie, andere Kratzer und andere Reparaturgeschichte als Laptop #48 — obwohl beide «ThinkPad T14» sind.
Kivvis Antwort
Jeder Artikel bekommt eine eindeutige ID, QR-Code, Zustand, Seriennummer und vollständige Kostenhistorie. Kein SKU-Denken.
Wertermittlung
Standard-ERP nimmt an
Wert kommt vom Einkaufspreis. Alle gleichartigen Artikel haben denselben Buchwert. Preise sind regelbasiert (Einkauf × Faktor).
Kreislaufbetrieb braucht
Wert entsteht durch Bewertung. Zwei identische Laptops derselben Marke können CHF 40 auseinanderliegen, weil einer neu bestückt wurde und der andere einen Displayfehler hat.
Kivvis Antwort
Fünfstufiges Zustandssystem (Gut → Schrott), kombiniert mit Richtpreis und Mindestpreis pro Artikel. Bewertung bestimmt Preis — nicht umgekehrt.
Kostenakkumulation
Standard-ERP nimmt an
Kosten sind bei Wareneingang bekannt und unveränderlich. Kostenbasis = Einkaufspreis.
Kreislaufbetrieb braucht
Kosten entstehen über Zeit: Intake-Preis (oder CHF 0 bei Spende) + Reinigung + Reparatur 1 + Ersatzteile + Reparatur 2 = effektive Kostenbasis erst kurz vor Verkauf bekannt.
Kivvis Antwort
Reparaturprotokoll akkumuliert alle Kosten pro Artikel mit Datum, CHF-Betrag und Stunden. Marge wird gegen die aktuelle Kostenbasis gerechnet — immer aktuell.
Warenherkunft
Standard-ERP nimmt an
Waren kommen von Lieferanten mit Rechnung. Eine Quelle, ein Buchhaltungsvorgang.
Kreislaufbetrieb braucht
Vier grundlegend verschiedene Quellen mit verschiedenen Rechtsfolgen: Spende (→ Quittungspflicht), Kauf (→ Lieferantenrechnung), Tausch/Rücknahme (→ Gutschrift), Kommission (→ Erlösteilung nach Verkauf).
Kivvis Antwort
Wareneingang kennt alle vier Quelltypen. Spendenquittung, Lieferantenbeleg und Kommissionsprotokoll werden automatisch dem Vorgang zugeordnet.
Preisgestaltung
Standard-ERP nimmt an
Preise sind regelbasiert und einheitlich. Systeme optimieren für Margenziele auf Produktebene.
Kreislaufbetrieb braucht
Preise sind einzelfallabhängig: Zustand des Artikels, aktuelle Nachfrage, Sozialrabatt für Bedürftige, Sonderaktion, Budgetanpassung im Verkaufsgespräch. Kein Algorithmus kann das vollständig automatisieren.
Kivvis Antwort
Richtpreis und Mindestpreis als Leitplanken. Verkauf kann im Gespräch anpassen. Jede Preisänderung wird protokolliert. Das System unterstützt menschliche Entscheidung, ersetzt sie nicht.
Donormanagement
Standard-ERP nimmt an
Es gibt Lieferanten und Kunden. Beide erhalten Belege. Spendenlogik existiert nicht.
Kreislaufbetrieb braucht
Spender sind weder Lieferanten noch Kunden. Sie erhalten Quittungen statt Rechnungen, werden nach Schweizer Spendenrecht behandelt, und die Beziehung ist für die Betriebe langfristig wertvoller als ein einzelner Kauf.
Kivvis Antwort
Spender werden als eigener Kontakttyp geführt. Quittungen werden automatisch generiert. Spendenhistorie und ausgestellte Belege sind jederzeit abrufbar.
Impact-Messung
Standard-ERP nimmt an
ERP trackt Geld. Impact ist kein ERP-Thema.
Kreislaufbetrieb braucht
Für Kreislaufbetriebe ist Impact ein Kern-KPI: Wie viele Geräte gerettet? Wie viel CO₂ vermieden? Wie viele Menschen mit günstigen Gütern versorgt? Diese Zahlen entscheiden über Fördergelder und Glaubwürdigkeit.
Kivvis Antwort
Impact-Dashboard berechnet CO₂-Einsparung, Gerätezahlen und Personenzahlen aus definierten Werten pro Kategorie. Exportierbar für Förderanträge und Jahresberichte.
Compliance
Standard-ERP nimmt an
Standard-MwSt., Standard-Rechnung, Standard-Belege. Rechtsrahmen ist universell.
Kreislaufbetrieb braucht
Kreislaufbetriebe in der Schweiz haben spezifische Pflichten: Spendenrecht (Quittungsinhalt), QR-Rechnung (seit 2022 gesetzlich), MWST-Sonderregelungen für Gebrauchtware, Datenlöschzertifikate für IT.
Kivvis Antwort
QR-Rechnungen automatisch, Rappen-Rundung (0.05 CHF) korrekt, Spendenquittungen nach Schweizer Recht vorausgefüllt, Datenlöschzertifikate (nDSG / NIST SP 800-88) herunterladbar. Kein manueller Compliance-Aufwand.
Die Alternative: Nichts oder Excel
Viele Kreislaufbetriebe arbeiten heute mit Excel-Tabellen, Notizbüchern oder gar keiner Software — nicht weil sie keine digitale Lösung wollen, sondern weil keine verfügbare Lösung zu ihrem Betrieb passt.
Das hat Konsequenzen: Margen sind Schätzungen. Impact ist nicht belegbar. Spendenquittungen werden manuell getippt. Jede Migration in ein neues System bedeutet Datenverlust.
Kivvi ist keine perfekte Lösung — aber es ist die erste, die mit dem richtigen Modell startet.
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