IT-Refurbisher: Wenn Technik ein zweites Leben bekommt

Wer sind IT-Refurbisher?

IT-Refurbisher nehmen ausgemusterte Geräte von Unternehmen, Schulen und Privatpersonen entgegen — Laptops, Desktops, Monitore, Drucker, Tablets — und bereiten sie für ein zweites Leben auf. In der Schweiz operieren die meisten als gemeinnützige Vereine: revamp-it in Zürich, Büro Mühle in Horw, Coopi in Bern. Einige sind als GmbH organisiert, andere arbeiten im Rahmen von Integrationsprogrammen.

Das Kernangebot ist zweigeteilt: Geräte werden zu fairen Preisen verkauft — oft an einkommensschwache Haushalte, Schulen und NGOs in der Schweiz oder über Partner wie Linuxola in Entwicklungsländer versandt. Und Unternehmen, die ihre Geräte abgeben, erhalten Entsorgungsnachweis und Spendenquittung. IT-Refurbisher schliessen damit eine Lücke, die weder der reguläre Handel noch der Recyclinghof bedient.

Die Menschen dahinter

Koordination / Geschäftsleitung — 1–2 Personen, oft bezahlt

Betrieb steuern, Firmenpartnerschaften akquirieren, Finanzen, Fördermittel beantragen, Team führen.

Techniker / Refurbisher — 2–8 Personen, mix aus Fest- und Teilzeit

Geräte testen, diagnostizieren, reparieren, Linux installieren, Qualitätskontrolle, Reparaturkosten dokumentieren.

Lager & Intake — 1–3 Personen, oft Praktikanten oder Freiwillige

Geräte annehmen, erfassen, Zustand grob einschätzen, in die Testqueue einreihen.

Verkauf / Ausgabe — 1–2 Personen, oft Freiwillige

Geräte ausgeben, Rechnungen erstellen, Kundenfragen beantworten.

Freiwillige — 5–30 Personen, unregelmässig

Geräteannahme, Sortierung, einfache Tests, Reinigung — je nach Kenntnisstand.

Wie ein Gerät durch den Betrieb fliesst

Annahme — Gerät kommt rein — von Firma, Privatperson oder Sammelaktion. Spendende werden erfasst, Spendenquittung wird ausgestellt oder angekündigt.
Triage — Kurze Sichtprüfung: Offensichtliche Schäden? Vollständig? Gerät erhält Kategorie und landet im Lager oder direkt in der Testqueue.
Test — Techniker überprüft Funktion: Display, Tastatur, Akku, RAM, Festplatte. Ergebnis: weiterverwenden, reparieren oder Teile/Schrott.
Reparatur — Defekte Teile werden ersetzt, Akku getauscht, Tastatur gereinigt. Reparaturkosten und Arbeitsstunden werden festgehalten.
Aufbereitung — Datenlöschung nach Datenschutzstandard, Linux-Installation (oft Ubuntu oder ähnlich), Grundkonfiguration, Reinigung.
Preisgebung — Preis basiert auf Modell, Alter, Zustand und Reparaturaufwand. Oft gibt es Richtpreislisten, aber Spielraum für Sozialrabatte.
Verkauf / Weitergabe — Direktverkauf im Laden, über Online-Plattformen, oder Weitergabe an Partnerorganisationen wie Schulen oder NGOs.

Das Geschäftsmodell

Die meisten IT-Refurbisher finanzieren sich aus mehreren Quellen: Geräteverkauf (oft 40–60% des Umsatzes), Entsorgungsgebühren von Unternehmen, die ihre Geräte fachgerecht loswerden wollen, und Fördergelder von Stiftungen oder der öffentlichen Hand.

Margen sind dünn. Ein aufbereiteter Laptop bringt vielleicht CHF 80–250, aber Arbeitszeit, Ersatzteile und Betriebskosten summieren sich schnell. Die wirtschaftliche Tragfähigkeit hängt direkt daran, wie effizient Geräte durch den Betrieb fliessen — und wie wenig Zeit mit Administration verloren geht.

Förderanträge und Jahresberichte brauchen Impact-Zahlen: Geräte gerettet, CO₂ vermieden, Personen bedient. Wer diese Zahlen nicht automatisch aus dem System zieht, führt eine zweite Buchhaltung in Excel.

Die grössten operativen Herausforderungen

Kein System für den Gerätefluss: Intake, Test, Reparatur, Verkauf — diese vier Stationen brauchen unterschiedliche Informationen. Ohne Software landet alles in Excel-Listen, die niemand pflegt.
Reparaturkosten unklar: Wie viel kostet ein Gerät wirklich, wenn Arbeitsstunden und Ersatzteile einberechnet werden? Die meisten Betriebe wissen es nicht — und preisen entsprechend falsch.
Spendenquittungen manuell: Hunderte Quittungen pro Jahr, jede einzeln erstellt. Fehlerquelle und Zeitfresser.
Impact-Zahlen aus der Luft: Jahresberichte brauchen konkrete Zahlen. Ohne automatische Erfassung ist Impact-Reporting Schätzarbeit.
Freiwillige mit wenig Erfahrung: Die Software muss auch für jemanden funktionieren, der einmal pro Woche kommt und keine IT-Kenntnisse hat.

Was Kivvi für IT-Refurbisher bedeutet

Kivvi wurde für genau diesen Betriebstyp gebaut — revamp-it in Zürich ist der erste Kunde und das lebende Referenzmodell. Jede Funktion wurde gegen reale Workflows getestet.

Intake-Workflow: Gerät erfassen, Spendende zuordnen, Spendenquittung automatisch generieren — in unter zwei Minuten.
Reparaturqueue: Geräte werden einem Techniker zugewiesen. Status (in Test, in Reparatur, bereit) ist für alle sichtbar. Reparaturkosten und Stunden akkumulieren pro Gerät.
Zustandsverwaltung: Jedes Gerät hat einen Zustand (Gut / Mittel / Schlecht / Teile / Schrott), der den Preis und die Weiterverwertung bestimmt.
Impact-Dashboard: Geräte gerettet, CO₂ vermieden, Personen bedient — automatisch aus den erfassten Daten. Kein separates Reporting mehr.
Freiwilligen-tauglich: KI-gestützte Erfassung: Foto machen oder Text eintippen, Kivvi erkennt Marke, Modell, Kategorie. Keine Schulung nötig.