Reparaturwerkstatt & Repair Café: Reparieren statt wegwerfen

Zwei Modelle, eine Philosophie

Reparaturbetriebe gibt es in zwei sehr unterschiedlichen Formen — aber mit derselben Grundüberzeugung: Dinge, die noch zu reparieren sind, gehören nicht in den Abfall.

Die professionelle Reparaturwerkstatt ist ein Gewerbebetrieb. Sie nimmt Aufträge an, erstellt Kostenvoranschläge, kauft Ersatzteile, stellt Rechnungen aus. Velowerkstätten, Elektroreparatur-Ateliers, Schuhflicker, Schneiderinnen — alle operieren nach diesem Muster. Umsatz entsteht durch Dienstleistungsverkauf.

Das Repair Café ist ein gemeinnütziger Betrieb. Menschen bringen kaputte Dinge, Freiwillige helfen beim Reparieren, Reparatur ist kostenlos oder gegen eine kleine Kollekte. Das Ziel ist nicht Gewinn, sondern Gemeinschaft und Ressourcenschonung. Trotzdem braucht auch ein Repair Café Dokumentation: Was wurde repariert, was nicht, welchen Impact hat das?

Die Menschen in der Werkstatt

Inhaber / Werkstattleiter — Professionelle Werkstatt

Auftragsannahme, Kostenvoranschläge, Rechnungsstellung, Einkauf von Ersatzteilen, Personalführung.

Techniker / Mechaniker — Professionelle Werkstatt

Diagnose, Reparatur, Qualitätskontrolle, Kundenrückgabe — oft spezialisiert (Velo, Elektro, Textil).

Organisationskomitee — Repair Café

Termine planen, Raum organisieren, Materialien besorgen, Kommunikation, Impact dokumentieren.

Freiwillige Reparaturexperten — Repair Café

Mitbringen ihr Fachwissen: Elektriker, Näher, Velomechaniker, IT-Kenntnisse — ehrenamtlich.

Der Weg eines Auftrags

Auftragsannahme — Kunde bringt Gerät / Objekt. Kundendaten erfassen, Symptom beschreiben, Erstdiagnose. Bei Werkstatt: Auftragsformular und Eingangsbeleg. Bei Repair Café: Anmeldung, Warteschlange.
Diagnose — Techniker untersucht das Gerät. Ergebnis: reparierbar zu welchem Preis, oder wirtschaftlich nicht sinnvoll. Bei Werkstatt: Kostenvoranschlag erstellen und Freigabe vom Kunden einholen.
Ersatzteile — Welche Teile werden gebraucht? Auf Lager? Bestellen? Kosten? Bei kleinen Werkstätten oft aus Erfahrung und ohne System.
Reparatur — Arbeitsstunden werden aufgezeichnet (oder sollten es). Bei komplexen Aufträgen: Zwischenstand dem Kunden kommunizieren.
Abschluss & Übergabe — Qualitätskontrolle, Reinigung, Rückgabe an Kunden. Bei Werkstatt: Rechnung erstellen. Bei Repair Café: Reparatur in System einloggen für Impact-Reporting.

Das Geschäftsmodell

Professionelle Werkstätten leben von Arbeitsstunden und Ersatzteilen. Der Stundensatz variiert je nach Spezialisierung: CHF 80–150/h für Veloreparatur, mehr für Elektronik. Profitabilität hängt daran, Wartezeiten zu minimieren, Teile rechtzeitig verfügbar zu haben und Rechnungen zeitnah zu stellen.

Repair Cafés finanzieren sich durch Kollekte, Mitgliederbeiträge des Trägervereins und gelegentlich Fördergelder. Das wirtschaftliche Risiko ist gering — aber Wachstum (mehr Termine, mehr Freiwillige, mehr Standorte) braucht Koordination und Dokumentation.

Wo es operativ hakt

Auftragsverfolgung aus dem Kopf: «Das Velo von Herrn Müller steht hinten links» ist kein System. Bei 10 offenen Aufträgen funktioniert das; bei 30 nicht mehr.
Ersatzteilmanagement: Welche Teile sind auf Lager? Was muss bestellt werden? Ohne Lagerverwaltung endet das in überfüllten Regalen und trotzdem fehlenden Teilen.
Rechnungsstellung verzögert: Bei kleinen Werkstätten liegt die Rechnung oft Wochen nach der Reparatur. Schlechter Cashflow, verärgerter Kunde.
Impact-Dokumentation für Repair Cafés: «Wir haben dieses Jahr 340 Geräte repariert und 2.1 Tonnen CO₂ eingespart» — diese Aussage braucht Datenbasis.

Was Kivvi für Reparaturbetriebe bedeutet

Reparaturaufträge laufen in Kivvi als Dokumente durch einen definierten Workflow: Auftragsannahme → Diagnose → Reparatur in Arbeit → Abgeschlossen → Rechnung erstellt. Jeder Status ist einem Mitarbeitenden zugewiesen, der Kunde kann auf Wunsch benachrichtigt werden.

Arbeitsstunden und Materialkosten akkumulieren pro Auftrag. Die Rechnung entsteht aus den erfassten Daten — kein manuelles Zusammenrechnen. Und Impact-Kennzahlen (Geräte repariert, geschätztes Gewicht, CO₂) werden automatisch aus den Reparaturprotokollen berechnet.