QR-Rechnung: Was Kreislaufbetriebe wissen müssen

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ersetzt seit 2022 den roten und orangen Einzahlungsschein vollständig. Sie besteht aus der eigentlichen Rechnung (Papier oder PDF) und einem standardisierten QR-Einzahlungsschein (Empfangsschein + Zahlteil).

Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar: IBAN, Empfänger, Betrag, Referenznummer. Banken und Buchhaltungssoftware können eingehende Zahlungen damit automatisch zuordnen — das spart erheblichen manuellen Abgleichsaufwand.

Wer braucht sie?

Jedes Schweizer Unternehmen, das Rechnungen an andere Unternehmen oder Privatkunden stellt, sollte QR-Rechnungen ausstellen. Es gibt keine gesetzliche Pflicht für eine Mindestsumme — aber de facto ist es der Standard. Ohne QR-Slip können viele Kunden die Zahlung nicht mehr digital verarbeiten.

Situation	QR-Rechnung nötig?
Einzelhandel, Barzahlung	Nein — Kassenbon reicht
Rechnung an Privatperson (Zahlungsziel 30 Tage)	Ja — QR-Slip dringend empfohlen
Rechnung an Firmenkunden	Ja — ohne QR oft Verarbeitungsprobleme beim Kunden
Kleinbetragsrechnungen unter CHF 1	Technisch nicht unterstützt — aber solche Rechnungen sind sowieso unüblich

Pflichtangaben

Der QR-Code auf der Rechnung muss folgende Felder enthalten — alle anderen Felder sind optional:

Feld	Hinweis
IBAN	Schweizer oder Liechtensteinisches Konto (CH.. oder LI..)
Empfänger (Name + Adresse)	Exakt wie auf dem Bankkonto registriert
Betrag	Optional — kann auch leer bleiben (Betrag offen)
Währung	Nur CHF oder EUR
QR-Referenz oder SCOR-Referenz	Für automatische Zahlungszuordnung — dringend empfohlen
Zusatzinformationen (Unstrukturiert)	Z.B. Rechnungsnummer, max. 140 Zeichen — optional

MWST bei Kreislaufbetrieben

Die Mehrwertsteuer spielt bei Kreislaufbetrieben eine besondere Rolle. Gespendete Waren haben keine Vorsteuerbasis — Sie zahlen beim Eingang keine MWST und können daher auch keine Vorsteuer abziehen. Das bedeutet: Der gesamte Verkaufserlös ist MWST-pflichtig (kein Abzug).

Für Vereine und gemeinnützige Organisationen: Die MWST-Pflicht gilt ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Unter dieser Schwelle sind Sie nicht steuerpflichtig — müssen aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Auf der Rechnung erscheint dann kein MWST-Betrag und keine Steuernummer.

Wichtig: Margenbesteuerung

Händler, die gebrauchte Waren von Privatpersonen kaufen (nicht geschenkt bekommen), können unter bestimmten Bedingungen die Margenbesteuerung anwenden: MWST wird nur auf die Marge (Verkaufspreis minus Einkaufspreis) erhoben. Für Kreislaufbetriebe mit Spenden-Intake ist dies in der Regel nicht anwendbar. Bei Unsicherheit: Rücksprache mit dem kantonalen Steueramt.

Rappen-Rundung: CHF 0.05

In der Schweiz werden CHF-Beträge auf 5 Rappen gerundet (0.00, 0.05, 0.10, ...). Das gilt für den Gesamtbetrag auf der Rechnung, nicht für einzelne Positionen. Die Rundungsdifferenz ist als separate Position oder als Fussnote auszuweisen.

Laptop CHF 189.00
MWST 8.1% CHF 15.31
Zwischentotal CHF 204.31
Rundung CHF +0.04

Gesamtbetrag CHF 204.35

Kivvi berechnet die Rappen-Rundung automatisch und weist sie korrekt aus. Sie müssen nichts manuell adjustieren.

Kivvi automatisiert QR-Rechnungen

Jede Rechnung in Kivvi generiert automatisch einen gültigen QR-Einzahlungsschein. Die Referenznummer wird aus Firmennummer und Rechnungsnummer gebildet — eindeutig und maschinenlesbar. Die IBAN kommt aus Ihren Bankkonten-Einstellungen.

Der PDF-Export enthält Rechnung und QR-Slip auf einer Seite, direkt druckfertig. Bei digitaler Zustellung reicht der PDF-Anhang — der Kunde kann den QR-Code mit seiner Banking-App einlesen und mit einem Klick zahlen.