Warum bestehende Software für Kreislaufbetriebe scheitert — ein Marktüberblick

Vier Werkzeuge für eine Aufgabe

Fragen Sie die Betriebsleiterin eines Brockenhauses, wie sie ihre Buchhaltung führt. Sie wird Ihnen von bexio erzählen. Fragen Sie, wie sie den Lagerbestand verfolgt. Tabelle. Wie sie den Zustand eingehender Spenden dokumentiert. Papierformular. Wie sie Spendenquittungen erstellt. Word-Vorlage, die jemand vor Jahren gebaut hat und die niemand mehr vollständig versteht.

Das ist nicht mangelnde Sorgfalt — das ist der Markt. Keine bestehende Software löst dieses Problem vollständig. Also lösen Kreislaufbetriebe es mit vier Teilwerkzeugen, die nie miteinander sprechen.

Dieses Dokument erklärt, warum das so ist — Kategorie für Kategorie.

Die Schweizer Buchhalter-Tools

bexio ist der klare Marktführer für Schweizer KMU mit über 100 000 aktiven Unternehmen. QR-Rechnungen, Schweizer MWST, CAMT-Bankimport — alles vorhanden. Für eine Kleiderboutique oder einen Handwerksbetrieb ist bexio eine vernünftige Wahl.

Für einen Kreislaufbetrieb scheitert es an einer grundsätzlichen Annahme: Lager besteht aus Mengen. «ThinkPad T14: 12 Stück» ist die vollständige Beschreibung. Dass Exemplar 7 einen neuen Akku hat und CHF 380 wert ist, während Exemplar 11 ein gerissenes Scharnier hat und CHF 220 wert ist — das existiert in bexio nicht. Dazu kommen: keine Intake-Workflows für Spenden, keine Spendenquittungen, kein Impact-Tracking. Im März 2026 hat bexio ausserdem die Preise deutlich erhöht — ein Wechselmoment für viele bestehende Kunden.

Abacus ist buchhalterisch exzellent und der Standard für mittelgrosse Schweizer Unternehmen. Implementierungskosten beginnen typischerweise bei CHF 20 000, Anpassungen kosten extra. Keine kreislaufspezifischen Funktionen, keine realistische Perspektive, dass sie für den Markt der 20-Personen-Nonprofit gebaut werden.

Swiss21 (das Gratis-ERP der Abacus-Gruppe) ist attraktiv durch den Nulltarif, aber in das Abacus-Ökosystem eingeschlossen und ohne Schnittstellen für Drittanwendungen. Keine Einzelartikel-Tracking, kein Intake-Workflow.

Das Muster: Diese Tools wurden für Betriebe gebaut, die neue Waren kaufen und verkaufen. Die Kategorie «Spende» existiert buchungstechnisch nur als Notlösung. Die Kategorie «Artikel mit Geschichte» existiert nicht.

Die Reparaturshop-Software

Diese Kategorie existiert — und löst andere Teile des Problems.

RepairShopr und RepairDesk (beide aus den USA, ab CHF 45–70/Monat) sind reife Werkzeuge für Reparaturtickets. Ein Gerät kommt herein, bekommt ein Ticket, wird einem Techniker zugewiesen, Teile werden erfasst, Status wird verfolgt, der Kunde wird per SMS benachrichtigt. Das funktioniert gut.

Was fehlt: Keine doppelte Buchführung. Keine QR-Rechnungen. Keine Bilanz. Keine MWST-Abrechnung. Keine Spendenquittungen. Kein Kontenrahmen. Als Reparatur-Ticketsystem hervorragend — als ERP für einen Schweizer Betrieb unbrauchbar. Die Buchhaltung muss trotzdem woanders stattfinden, womit man wieder bei zwei Systemen ist.

Fixably ist das ausgefeilteste Tool in dieser Kategorie — aber ausschliesslich für Apple Authorized Service Provider (ASPs) konzipiert. Apple GSX-Integration, automatische Garantieprüfungen, Apple-Ersatzteilmanagement. Für einen IT-Refurbisher, der gespendete Lenovo- und Dell-Geräte aufbereitet, ist Fixably nicht relevant.

Das Muster: Gute Reparaturworkflows, aber ohne Buchhaltungsintegration. Als Modul wertvoll, als Gesamtlösung unvollständig — und keines davon kennt QR-Rechnungen, Schweizer MWST oder Spendenquittungen.

Die Charity-Shop-Software

Diese Kategorie existiert ebenfalls — aber geografisch an den falschen Orten.

ThriftCart und ThriftTrac (beide USA) lösen exakt das richtige Problem: Spendenannahme, Quittungen für Spender, Farb-Tag-Preissystem, Warenströme ohne Lieferantenrechnung. Wer in einem amerikanischen Thrift Store arbeitet, ist hier gut bedient. Wer in der Schweiz eine Spendenquittung nach Schweizer Recht ausstellen oder eine QR-Rechnung generieren muss, ist draussen — diese Software wurde dafür nie gebaut.

Cybertill / CharityStore (UK) ist das meistverbreitete Charity-Shop-System in Grossbritannien, mit über einem Drittel aller britischen Charity Shops als Kunden. Gift-Aid-Automatisierung, Multi-Store-Verwaltung, Spender-CRM. Für Schweizer Betriebe: keine QR-Rechnungen, keine Schweizer MWST-Logik (8,1 % / 2,6 % / 0 %), keine Spendenquittungen nach Schweizer Recht.

KORONA POS (Deutschland) hat als einziger europäischer Anbieter ansatzweise Funktionen für Secondhand: Spendenkategorisierung, Zustandserfassung, individuelle Artikelverfolgung. Aber: kein vollständiges ERP, keine Buchhaltungsintegration, keine Schweizer Compliance.

Das Muster: Die richtigen Workflows — am falschen Ort gebaut. US- und UK-Compliance ist nicht EU-Compliance ist nicht Schweizer Compliance. Eine QR-Rechnung nach Schweizer Standard ist kein «Feature», das man nachträglich einbauen kann. Das ist eine Architekturentscheidung.

Die neuen Kreislaufwirtschaft-Startups

In den letzten zwei Jahren sind erste spezialisierte Softwareunternehmen für die Kreislaufwirtschaft entstanden — gut finanziert, am richtigen Problem arbeitend. Und trotzdem nicht die richtige Lösung für Schweizer Kreislaufbetriebe.

LoopOS (Barcelona, 3 Mio. EUR aufgenommen) beschreibt das Problem präzise: Traditionelle ERPs scheitern an der Kreislaufwirtschaft, weil sie für lineare Warenflüsse gebaut wurden. Die Lösung, die sie gebaut haben, richtet sich aber an grosse Marken und Händler, die Rücknahmen, Trade-ins und Retouren in der Rückwärtslogistik verwalten — Zara, MediaMarkt, Telekomkonzerne. Nicht ein Brockenhaus mit 20 Freiwilligen in St. Gallen.

Gierd (Idaho, 8 Mio. USD aufgenommen) orchestriert den Weiterverkauf für Marken auf Amazon, Walmart und BackMarket. B2B-Tool für Markeninhaber, die ihre refurbishten Geräte über Marktplätze vertreiben. Ebenfalls am richtigen Markt — aber strukturell auf der falschen Seite davon.

Diese Startups haben den Markt validiert. Sie haben mit VC-Geld bestätigt, was viele Kreislaufbetriebe längst wissen: Das Software-Problem ist real, es ist gross, und es wird gelöst werden. Der Unterschied ist die Zielgruppe. Upmarket für Konzerne ist der leichtere Weg zu grossen ARR-Zahlen. Der 20-Personen-Nonprofit in der Schweiz ist schwieriger zu monetarisieren und schwieriger zu bedienen — aber das ist genau die Organisation, die das Problem am stärksten spürt.

Das Muster: Richtige Diagnose, falscher Patient. Die Infrastrukturprobleme der Kreislaufwirtschaft werden für Konzerne gelöst. Für kleine Organisationen, die den Grossteil der eigentlichen Arbeit leisten, bleibt die Lücke offen.

Was das für Schweizer Kreislaufbetriebe bedeutet

Die Situation im Jahr 2026 ist folgende: Kein einziges Tool auf dem Markt verbindet alle folgenden Eigenschaften:

Schweizer QR-Rechnungen (gesetzlich vorgeschrieben seit 2022)
Schweizer MWST-Sätze (8,1 % / 2,6 % / 0 %) auf gemischtem Warenbestand
KMU-Kontenrahmen out of the box
Spendenquittungen nach Schweizer Recht
Intake-Workflow für Spenden, Rücknahmen und Einkäufe
Einzelartikel-Tracking mit Zustandsbewertung
Reparatur-Jobverfolgung
Impact-Reporting (CO₂, Geräte gerettet, Personen versorgt)

Jede Organisation, die heute alle diese Anforderungen hat, erfüllt sie mit einer Kombination aus 2 bis 4 Systemen und einer Menge manueller Arbeit dazwischen. Das ist keine Wahl — das ist die Abwesenheit einer besseren Option.

Was gebraucht wird

Keine weitere Buchhaltungssoftware mit einem «Zustandsfeld» als Nachgedanke. Keine weitere US-amerikanische Charity-Shop-Software, die sich nicht um QR-Rechnungen kümmert. Keine weitere Reparatur-App ohne Buchhaltungsintegration.

Was gebraucht wird, ist Software, die von der ersten Codezeile an für diesen Kontext gebaut wurde: Kreislaufwirtschaft, Schweizer Recht, kleine Organisationen mit grossen Zielen.

Das ist, was wir bauen.

Dieser Artikel ist Teil einer Serie über ERP für die Kreislaufwirtschaft. Weitere Artikel: Was ein ERP wirklich ist — und warum sich das gerade verändert und Wenn die Software stimmt: Was ein gutes ERP im Alltag wirklich verändert.